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newsboXX 11/2018 - Prozessmanagement und Technologie

Prozessmanagement: Schl├╝ssel zur digitalen Transformation, Blockchain: Wie profitiert man wirklich davon, Trends im Prozessmanagement: Welche Rolle spielt KI? Und im Artikel ein Interview mit Prof. Dr. Dr. August-Wilhelm Scheer

Prozessmanagement und Technologie: Interview mit Prof. Dr. Dr. August-Wilhelm Scheer

Technologien wie Blockchain oder auch Künstliche Intelligenz sind in aller Munde und werden als Heilsbringer gefeiert. Wir haben mit Prof. Dr. Dr. August-Wilhelm Scheer einen der prägendsten Wissenschaftler und Unternehmer der deutschen IT nach seiner Meinung rund um neue Technologien und Prozessmanagement gefragt und spannende Antworten erhalten. Scheer ist Gründer zahlreicher IT-Unternehmen. Seine ARIS-Methode zum Prozessmanagement wird in nahezu jedem DAX-Konzern angewendet.

 

1. Studie „Bearing Point“: „Wer sich einbringen kann, baut Ressentiments ab.“

Business Process Management gewinnt für Unternehmen immer mehr an Bedeutung. Was sind aus Ihrer Sicht die Gründe dafür?

Der Prozessgedanke ist einer der stärksten Treiber der Informationstechnik. Bis in die 1980er Jahre hinein hat man nur einzelne Funktionen optimiert, was zu isolierten Datenbeständen geführt hat und nicht effizient  war. Wer Prozesse allerdings ganzheitlich betrachtet und zu Ende denkt, kann neue Technologien sinnvoll einsetzen und die Rationalisierung vorantreiben. Basierend auf dieser Erkenntnis spielt Prozessmanagement zunehmend auch für kleinere und mittlere Unternehmen eine wachsende Rolle.

Ihre ARIS-Methode wird in zahlreichen DAX-Konzernen angewendet. Wie kann es gelingen, bestehende Strukturen von solchen Ansätzen zu überzeugen? Geht das schrittweise oder plötzlich?

Entscheidend ist, dass man das Wissen der Mitarbeiter nutzt, um ein Prozessmanagement zu implementieren. Wer mit Prozessen betraut ist, kann diese am besten beurteilen. Und wer sich einbringen kann, baut auch Ressentiments ab. Wird zudem noch der Blick auf den gesamten Unternehmensprozess geschärft, schwinden auch Widerstände gegen Innovationen. Wer versteht, warum bestimmte Veränderungen dem gesamten Prozess dienlich sind, kann diese auch leichter umsetzen. Folglich würde ich für eine schrittweise Einführung von Prozessmanagement, ausgehend von bestimmten Kernprozessen, plädieren.

Unternehmen bauen aus Kostengründen, der Steigerung der Transparenz und der Standardisierung auf Prozessmanagement. Gibt es Vorteile, die Unternehmen gar nicht auf dem Schirm haben?

Sie haben bereits sehr wichtige Argumente genannt. Weiterhin ist die Vereinfachung von Prozessen zu nennen. Wer Prozesse ganzheitlich analysiert, kann tote Enden abschneiden oder den jeweiligen Prozess zum Vorteil aller Beteiligten schlanker aufstellen. Weiterhin tritt eine Beschleunigung ein. Der Fokus auf den Kunden führt dazu, dass viele Prozesse stärker auf das letztliche Ziel des Unternehmens ausgerichtet werden. Prozessmanagement nur auf die Kostenseite zu reduzieren, wäre zu kurz gegriffen.

2. Blockchain und Prozessmanagement: „Blockchain kann Vertrauen und Transparenz stiften“

Blockchain ermöglicht es, Prozesse transparent und rechtssicher abzuwickeln. Inwiefern ist das ein Vorteil für das Prozessmanagement?

Grundsätzlich gilt bei neuen Technologien, dass man deren Vorteile zunächst analysieren muss. Bei Blockchain ist das eindeutig die Transparenz – alle Beteiligten kennen den Zustand des Prozesses. Dafür kommen Prozesse in Frage, bei denen mehrere Beteiligte involviert sind, beispielsweise bei Lieferketten oder auch in der Finanzwirtschaft. Trotzdem habe ich das Gefühl, dass gerade rund um das Thema Blockchain ein Hype entstanden ist. Jetzt wird die Phase eintreten, in der sich die Technologie der Praxis stellen muss. Ganz grundsätzlich glaube ich nicht, dass Blockchain die gesamte Architektur verändern wird. Sie wird aber in bestimmten Bereichen zum Einsatz kommen und dort die Effizienz steigern.

Obwohl es rund um Blockchain und Co. Hypes gibt, besteht noch immer auch Skepsis gegenüber neuen Technologien. Wenn zugleich Prozesse optimiert werden sollen, ist das für Mitarbeiter schnell zu viel. Sehen Sie diese Hürde auch?

Prozessmanagement versteht sich sehr gut mit neuen Technologien. Einflüsse wie Cloud-Computing führen zu einer stärkeren Standardisierung und steigern so die Effizienz.  Auch Robotic Process Automation, wie beispielsweise der immer stärkere Einsatz von Bots, wirkt auf das Prozessmanagement ein. Vorbehalte gegenüber neuen Technologien können dann schwinden, wenn eine  Technologie so eingesetzt wird, dass sie allen Akteuren Vorteile bringt. Um dies zu schaffen, helfen wiederum die Methoden des Prozessmanagements.

Welche Rolle spielt Vertrauen zwischen Akteuren für ein effektives Prozessmanagement?

Vertrauen war im Geschäftsleben schon immer wichtig. Blockchain kann dem natürlich gewachsenen Vertrauen zwischen Vertragspartnern aber eine neue Dimension hinzufügen. Auch bei schnelllebigen Geschäftsbeziehungen kann Blockchain dabei helfen, Vertrauen oder Transparenz zu stiften.

3. „KI unterstützt den Grundgedanken des Prozessmanagements“

Künstliche Intelligenz (KI) wird uns künftig noch besser dabei helfen, Informationen zu filtern. Inwiefern sind relevante Informationen für ein effektives Prozessmanagement wichtig?

KI ist ein weites Feld. In den Bereichen Deep Learning und Machine Learning gibt es einige interessante Fortschritte. Beispielsweise kann eine E-Mail eines Kunden automatisiert ausgelesen, an den richtigen Mitarbeiter weitergeleitet und priorisiert werden. Auch kann KI dabei helfen, einen Vorgang ganzheitlich zu betrachten. Man muss einen Kunden zum Beispiel nicht mehrere Male nach seiner Kundennummer fragen oder Ähnliches. KI führt zu einer größeren Automatisierung und steigert die Effizienz. Insofern unterstützt Künstliche Intelligenz den Grundgedanken des Prozessmanagements.

Wohin wird das Zusammenspiel von Prozessmanagement und neuen Technologien noch führen?

Die Basis ist gelegt. Wir wollen Prozesse ganzheitlich sehen und zu Ende denken. Technologie wird Prozesse immer wieder optimieren. Mitunter benötigt Technologie aber lange Zeit, bis sie den Durchbruch schafft. Dies liegt oft daran, dass der geeignete Organisationsgedanke fehlt. Man denke an Henry Ford. Erst nachdem man die bereits vorhandenen Maschinen entsprechend dem Produktionsfluss aufgebaut hat, konnten sie ihre Stärken voll entfalten und haben schließlich dazu geführt, dass Produkte vom Fließband die Welt erobert haben. Dasselbe ist später bei der IT passiert. Erst als man die gesamten Prozesse ins Visier genommen hat, traten die großen Rationalisierungsgewinne ein. Wir befinden uns heute inmitten dieser Phase.

Hält das exponentielle Wachstum an?

Aus technologischer Sicht ja. Die Leistungsfähigkeit von Prozessoren und anderen Geräten spricht auf jeden Fall für einen exponentiellen Anstieg. Der Erfolg von Unternehmen wie Google oder Facebook überträgt dieses rasante Wachstum auf die Wirtschaftswelt. Allerdings wird die grundlegende Wachstumstendenz immer auch von Hype-Phasen verstärkt. Hier nenne ich Blockchain und auch Industrie 4.0. In diesen Bereichen sind die Erwartungen aktuell womöglich etwas zu hoch. Dies bedeutet aber nicht, dass diese Technologien keine Relevanz haben. Es gilt aber, Einsatzbereiche nach und nach zu finden und Technologie genau da anzuwenden, wo es sinnvoll ist.



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